La dinámica universal: el World Café
Recuerdo vagamente la primera vez que oí hablar de esta dinámica. Lo que sí recuerdo es que la persona que me la contaba lo hacía con un convencimiento absoluto de que yo la conocía. Parecía como si me estuviera hablando de la herramienta básica imprescindible que cualquier facilitador debe saber aplicar.
El World café es una práctica muy sencilla, que con los años he aplicado decenas de veces y que además tiene una muy buena adaptación para hacerla online con salas paralelas.
¿Cuándo la usarías?
Yo echo mano de ella cuando tengo un grupo elevado de personas, varios temas que tratar y me gustaría co-crear y contrastar ideas de todo el grupo, para todos los temas a tratar en un periodo de tiempo medio.
Por ejemplo, si tengo 4 temas que tratar, con un colectivo de 20 personas, podría tener su feedback y contribuciones en unos 30 minutos.
Descripción de la dinámica
Suponiendo que tengo 4 temas que compartir y 20 personas en la sala, la dinámica sería así:
- Dividir a las personas en tantos grupos como temas haya. Por ejemplo, en 4 grupos de 5 personas para un grupo de 20. Aquí deberíamos tener cuidado si se trata de grupos muy grandes, porque subgrupos de más de 6 personas empezaría a ser bastante ineficiente. En ese caso, o eliges adoptar otra dinámica (como por ejemplo 1-2-4 ALL, comentado en un post anterior) o podrías duplicar temas, es decir dos paneles replicado para el Tema 1, dos para el Tema 2, etc.
- Elegir a la persona portavoz de cada uno de estos grupos. Este rol será fundamental, porque será la persona que comparta conclusiones y será también la única persona que no rote entre los diferentes temas para dar contexto a quien llegue e incorporar sus comentarios.
- Disponer en la sala, si es presencial, de tantos espacios como temas, donde conversar y añadir comentarios a cada uno de los temas. Esto puede ser tan sencillo como una página grande de rotafolios.
- Los primeros minutos, un periodo más extenso, los grupos se reparten entre los temas y se dedican a proponer sus ideas y observaciones, para entender mejor de dónde viene y dar su opinión de qué deberíamos hacer para mejorar la situación. 10 minutos podría ser un tiempo adecuado para tener una versión inicial del contexto. Este primer reparto no debería ser aleatorio, para que la gente que más sabe actualmente de cada tema esté junta y pueda dar este contexto detallado inicial.
- Una vez se tienen esas aportaciones iniciales, se marca un tiempo de rotación de, por ejemplo, 5 minutos. Cada vez que pase ese tiempo todos/as los/as integrantes del grupo se moverán a otro panel excepto la persona que sea portavoz. Esta persona se quedará en el panel para dar contexto y pedir feedback.
- Con la llegada de cada nuevo grupo al panel, quien hace de portavoz facilitará una micro-sesión. Aquí se explicará la información que hay en el panel hasta el momento y se harán preguntas para que el nuevo equipo deje sus contribuciones. Este cambio se debería hacer tantas veces como paneles haya, aunque cuando el tiempo aprieta, igual se podría recortar algún movimiento y que no todos los grupos pasen por todos los paneles.
- Por último, se hará una ronda en la que los/as portavoces compartirán para toda la sala las conclusiones de cada tema.
Ajustes y modificaciones
Esta dinámica podría darse por mesas sentado y que la gente se levante y se siente en una mesa diferente cada vez que haya que cambiar.
También es posible hacer lo mismo en formato online, haciendo salas virtuales e ir rotando a la gente, mientras van apuntando en paneles virtuales hechos en MURAL o Miro.