Esta forma de representar procesos surgió por improvisación y me alegro muchísimo de haberla probado. Tenía una formación de kanban con un cliente a la mañana siguiente y no paraba de darle vueltas a cómo hacerla lo más práctica posible. Además, quería que vieran que esto no es un tema sólo para equipos de desarrollo software, por lo que intenté recrear sus propios procesos en el aula.
Es una dinámica que parece simple, pero que tiene mucha profundidad y dimensiones.
Te explico cómo recreé sus procesos y qué hacer con el resultado final.
Podemos utilizar juegos de construcción LEGO o simples dados para simular los procesos y aplicar acciones de mejora de manera mucho más acelerada.
- ¿Cómo simular dependencias externas? Con dados.
- ¿Cómo simular pasos de validación? También con dados.
- ¿Cómo representar procesos simples y complejos? Añadiendo piezas.
En la parte superior de esta imagen tienes un proceso de trabajo real de un equipo que hemos traducido a posos de trabajo y a momentos de validación, revisión y toma de decisiones.
Los participantes viven la representación de un proceso, la simulación del mismo y cómo llevar acciones de mejora utilizando LEGO®.
El paso más complicado puede que sea el de pintar el Value Stream, pero a partir de ahí podrías lanzar varias simulaciones y sacar reflexiones en un taller de 1-2 horas.
Aunque esto se merecería toda una entrada independiente, la Ley de Conway nos dice que «Las organizaciones dedicadas al diseño de sistemas […] están abocadas a producir diseños que son copias de las estructuras de comunicación de dichas organizaciones».
Siendo esto así, los productos finales, sus tiempos y su forma nos puede decir algo del propio sistema que los ha creado. Por tanto, si hacemos pruebas y cambios de mejora en las estructuras que hemos representado, deberíamos poder ver también los cambios en los productos finales.
Sólo el hecho de representar y ver todo el Value Stream de un equipo, ya puedes ver que aporta mucho para algunas personas que no conocen lo que hacían otros compañeros. Además, al tratarse de algo físico, los/as participantes se involucran más y pueden ver su propio flujo de diferentes perspectivas y proponer mejoras en el momento. Sirve de reflexión, pero también como Team Building MUY aterrizado al negocio.