Basándome en mi experiencia, en el entorno laboral actual, el 99% de los problemas a los que nos enfrentamos son de comunicación, mientras que solo el 1% son técnicos. Las diferencias en la interpretación de conceptos como «transparencia» o «valores corporativos» pueden provocar conflictos. Incluso en formaciones, cada miembro del equipo puede interpretar los mismos conceptos de manera diferente, lo que puede afectar a la cohesión y la efectividad en cualquier tipo de organización. Pero existen estrategias para resolver problemas de comunicación en el trabajo y te voy a contar aquellas a las que les doy más uso.
Un Ejemplo Real
El último ejemplo que tengo más fresco es el de una organización pequeña (<15 personas) en que alguien de la dirección decide compartir informes financieros internos con todo el equipo para fomentar una mayor transparencia. Aunque la intención fue positiva, esto podría desencadenar un conflicto entre los miembros del equipo, especialmente entre los departamentos de finanzas y marketing, debido a distintas interpretaciones sobre qué información debería ser accesible y cómo podría impactar en la toma de decisiones diaria. Además esto creó otro conflicto a nivel de socios donde se vio claramente la diferencia de opiniones sobre la cultura de transparencia de la empresa.
Señales de Problemas de Comunicación en el Trabajo
Puede que alguno de estos síntomas te resulten familiares. Desde luego a mi sí en mi propio equipo pero además en otros equipos y organizaciones.
- Acuerdos incumplidos: si los acuerdos en la organización se rompen sistemáticamente, puede ser un indicio de problemas de comunicación.
- Egos en las conversaciones: cuando los egos predominan, las discusiones pueden desviarse de los objetivos principales.
- Falta de enfoque en la implementación: en lugar de concentrarse en cómo implementar los acuerdos, el equipo puede enfocarse excesivamente en los detalles de la reunión.
- Repetición de información: volver a discutir puntos que ya se han tratado puede indicar falta de claridad o comprensión.
- Desconfianza para preguntar: la falta de confianza en el equipo para hacer preguntas o buscar aclaraciones puede señalar problemas de comunicación subyacentes.
Estrategias Efectivas para Mejorar la Comunicación en el Trabajo
- Claridad en los acuerdos: asegúrate de que todos los miembros del equipo entiendan claramente los acuerdos. Pide que repitan los puntos clave con sus propias palabras y crea listas de pasos a seguir con fechas y responsabilidades claras para evitar malentendidos.
- Visual Thinking: utiliza herramientas de visualización como diagramas y mapas mentales para ilustrar conceptos y procesos. Esto es especialmente útil en equipos medianos y grandes para alinear la comprensión y acelerar la toma de decisiones.
- Aceptación de la distorsión: reconoce que en una organización diversa, el mensaje puede cambiar al pasar de un miembro a otro. Implementar mecanismos de verificación puede ayudar a asegurar que todos tengan la misma interpretación.
Estas son sólo algunas de las estrategias para resolver problemas de comunicación en el trabajo.
La Importancia de la Escucha Activa en el Entorno Laboral
Para optimizar la comunicación en tu organización, es vital escuchar activamente a los compañeros de equipo. La escucha efectiva implica no solo oír, sino también entender y reflexionar sobre lo que se dice. Tomar notas detalladas y usar técnicas como dividir la hoja en dos columnas — para registrar lo que escuchas y tus reflexiones — puede mejorar la comprensión y seguimiento de las conversaciones.
Técnicas de Escucha Activa
- Repetición y resumen: resumir y destacar los puntos clave de las discusiones para asegurar la comprensión.
- Preguntas clarificadoras: utiliza preguntas para verificar y contrastar tu entendimiento con la realidad del equipo. Esto ayuda a reducir malentendidos y alinear expectativas.
Prepararse para la Comunicación
Antes de conversaciones clave, define 1 o 2 conceptos centrales que deseas comunicar. Asegúrate de resumir los puntos clave desde la perspectiva del oyente para garantizar que el mensaje se transmita claramente y se entienda correctamente.
El Poder del Lenguaje Corporal
El modelo de comunicación del Dr. Albert Mehrabian destaca que el lenguaje corporal representa el 55% del mensaje, mientras que el tono de voz es el 38%, y solo el 7% corresponde a las palabras. En contextos de videoconferencias, donde la comunicación no verbal puede ser limitada, ser consciente de cómo tu lenguaje corporal y tono de voz afectan la percepción del mensaje es esencial para una comunicación efectiva.
Imagínate que te dan un documento para realizar tu trabajo, pero te encuentras que han tachado el 55% del contenido. Pues eso es lo que hacemos con un gesto tan inofensivo como el de apagar la cámara en una videoconferencia.
¿Cómo podrías facilitar Reuniones Efectivas?
- Elegir un facilitador: designa a un facilitador para mantener el enfoque y la productividad durante las reuniones.
- Guardián del tiempo: asigna a alguien para controlar el tiempo y garantizar que todos los temas se aborden.
- Lenguaje claro y directo: usa un lenguaje preciso para evitar malentendidos.
- Bullets en el chat: utiliza bullets en el chat para resaltar los puntos clave y mantener a todos en la misma página.
- Preparación: prepara las reuniones con antelación para minimizar distracciones y asegurar que se cubran todos los temas importantes.
Adaptarse al Contexto Cultural y Social
¿Qué sucede cuando tenemos a gente en la reunión de contexto culturales diferentes?¿Cómo podemos adaptarnos mejor a su contexto?
Usa ejemplos y casos prácticos específicos para adaptar el mensaje al contexto cultural y social del grupo. Ejercicios prácticos, como la cadena de mensajes, pueden demostrar cómo se distorsiona un mensaje al pasar de una persona a otra y cómo esto puede impactar en la comunicación en diferentes tipos de organizaciones.
La Importancia de la Empatía
La empatía es fundamental para entender y conectar con los interlocutores. Es crucial para adaptar el mensaje y asegurar que se entienda correctamente, especialmente en equipos diversos o en crecimiento.
Técnicas para Mejorar la Empatía
- Diseño de preguntas abiertas: formula preguntas que inviten a una mayor profundidad y claridad. Esto quiere decir que en vez de formular preguntas que se contesten con un sí o un no, haz preguntas que empiecen por qué, cómo, cuándo,…
- Reflejar las últimas palabras del interlocutor: repite y refleja lo que ha dicho la otra persona para mostrar comprensión y validar sus sentimientos. Durante una conversación sobre problemas de comunicación en un equipo, si alguien menciona «tomar medidas» al final de su frase, puedes responder con «¿tomar medidas?» para profundizar en ese punto y obtener más detalles.
Manejar la Retroalimentación
Utiliza técnicas de feedback estructurado, como el Feedback Wrap de Management 3.0, basado en la comunicación no violenta, para separar la parte objetiva de la emocional en las retroalimentaciones. Usar la técnica del feedback wrap, que distingue entre los hechos y las emociones, puede ayudar a dar retroalimentación sin que se convierta en una confrontación. Por ejemplo, en lugar de decir «No estás haciendo bien tu trabajo», podrías decir «He notado que los informes no se han entregado a tiempo (hecho) y esto ha causado retrasos en el proyecto (efecto). ¿Cómo podemos solucionarlo juntos? (solución)».
De todas formas, cuando las cosas se ponen tensas, los humanos tenemos difícil volver a pensar de manera lógica y racional. Esto lo puedes ver especialmente en niños. Cuando sucede esto yo aconsejo dar tiempo y espacio. Proporciona tiempo para que las emociones se calmen, pregunta si es un buen momento para feedback, y sé claro y honesto sin ser absolutista. Estas estrategias son clave para manejar conversaciones difíciles y mantener un ambiente de trabajo productivo.
Asegurando la Participación en Talleres y Reuniones
En talleres, utiliza técnicas como 1-2-4-ALL para asegurar que todos puedan compartir sus opiniones. Te dejo un enlace con la descripción de esta técnica.
También utiliza murales digitales o físicos para recoger y construir la conversación a partir de las opiniones de los participantes, facilitando una mayor participación y colaboración en el proceso.
Algunos pensamientos de cierre…
La comunicación efectiva en cualquier tipo de organización requiere interés genuino, claridad, empatía y adaptabilidad. Aplicando estas estrategias para resolver problemas de comunicación en el trabajo, puedes superar los problemas de comunicación y mejorar el ambiente laboral, ya sea en una startup, una pyme o una organización más grande.
Piensa que cuanto más retrases el trabajar esto, más difícil será volver a establecer una buena comunicación en el equipo y esto a la larga resultará en un aislamiento de los integrantes del equipo, especialmente del equipo directivo.