El poder de la delegación eficaz: crece como líder de manera sostenible

La delegación eficaz es una habilidad esencial para cualquier líder que busque el crecimiento sostenible de su equipo y de sí mismo. Cuando hablamos de delegar, no sólo estamos buscando liberar tiempo en la agenda del líder, sino que también estamos ofreciendo a los miembros del equipo la oportunidad de crecer profesionalmente. A través de este proceso, el equipo gana en motivación y autonomía, mientras que el líder se centra en tareas de mayor impacto.

¿Qué es la delegación eficaz?

Ejercer una delegación eficaz significa identificar las tareas y responsabilidades que otras personas del equipo pueden asumir, no solo para liberarte de carga, sino para darles un reto que contribuya a su crecimiento. La delegación eficaz implica una relación de beneficio mutuo: para ti, porque te permite enfocar tu energía en lo más estratégico, y para la persona delegada, porque le otorga un desafío que le ayuda a desarrollarse.

Utilizando un símil, podría tratarse de un líder que ayuda a su equipo a subir una pared demasiado alta como para escalarla una sola persona, con la esperanza de que luego se giren arriba y ayuden al resto a subir. Será eficaz porque todo el equipo avanza y contribuye.

Herramientas prácticas para delegar eficazmente

Otra herramienta recomendada es el delegation poker de Management 3.0, que permite medir y discutir de manera abierta los niveles de responsabilidad que se pueden delegar en cada miembro del equipo. Esto asegura una comprensión común de lo que se espera y facilita una delegación progresiva.

Más allá de las tareas: delega iniciativas y responsabilidades

No se trata solo de delegar tareas operativas. Un líder puede delegar responsabilidades más amplias como la gestión de reuniones, la cercanía con el equipo o la iniciativa de preguntar cómo está cada miembro. Delegar este tipo de responsabilidades fortalece la cohesión del equipo y fomenta la corresponsabilidad.

La clave del éxito: tener una visión a largo plazo

Uno de los principales obstáculos a la hora de delegar es que muchas veces las personas quieren resultados inmediatos, lo cual puede dificultar una delegación eficaz. Delegar eficazmente implica aceptar que, al principio, invertirás más tiempo enseñando y guiando, pero a largo plazo obtendrás una mayor rentabilidad en tiempo, esfuerzo y autonomía del equipo.

Desde un punto de vista «matemático», podemos definir la eficacia de la siguiente manera, lo cual también puede aplicar a la delegación:

Eficacia = (Beneficio obtenido / Esfuerzo invertido)

En el contexto de la delegación, el «beneficio obtenido» sería el tiempo y la energía que ahorras a largo plazo, junto con el desarrollo que gana la persona que asume la tarea.
El «esfuerzo invertido» sería el tiempo y la energía que dedicas inicialmente para enseñar y apoyar a esa persona y también incluiría el impacto de aquello que dejas de hacer por estar dedicándole tiempo a esto.

Si el beneficio es mayor que el esfuerzo, entonces la delegación es eficaz.

Delegar no siempre es cómodo: el ego y la incertidumbre

Es curioso, hay cosas que tenemos muy interiorizadas, como puede ser que para obtener intereses de nuestro dinero antes tenemos que poner pasta y prescindir de parte de nuestro capital. De hecho, toda inversión tiene un riesgo y sabemos que podríamos perder parte o la totalidad del dinero. Esto es algo que no cuestionamos. Sin embargo, cuando hablamos de delegar, nuestro instinto es el de invertir lo mínimo posible pasar el «marrón» cuanto antes. Y además, hay otras elementos más intangibles que intervienen en este proceso.

Uno de los mayores impedimentos para una delegación eficaz es el ego del líder. El miedo a ser juzgado o a que se cuestione el valor que aporta puede frenar el proceso. Delegar también implica enfrentarse a nuevas tareas, lo cual genera incomodidad. Sin embargo, cuando el líder reconoce estos obstáculos y los supera, está en el camino correcto hacia una delegación eficaz y sostenible.
Además, también sucede lo típico de que te estresas de ver que aquello que has delegado no se hace exactamente igual que lo hacías tú. Y ya por último viene la mayor de las contradicciones y es cuando nosotros fomentamos la delegación, pero al ver que otra persona lo toma, salta esa voz interior malvada que nos acompaña a veces diciendo que o bien lo tendrías que haber delegado antes o que si otra persona lo hace igual es que no somos tan especiales.

En fin, estas son inseguridades que a veces llevamos dentro y que, en mi caso, se vencen con el convencimiento de que estás sirviendo a tu equipo.

Mi experiencia con la delegación: lecciones aprendidas

Recuerdo una experiencia en la que la falta de delegación perjudicó la moral del equipo. En lugar de permitirnos encontrar soluciones a nuestro retos como equipo, la dirección, realmente con toda la buena intención del mundo de que las cosas se hicieran cuanto antes, dictaba qué hacer y cómo hacerlo. Esto provocó una pérdida importante de motivación y corresponsabilidad en el equipo, lo que se traducía en una falta de eficiencia importante. Esto me enseñó la importancia de dar libertad a los equipos para decidir cómo abordar los retos. No hablamos de libertad absoluta en qué hacer, sino en marcar una dirección y que hagan suyo el cómo.
De éste nos costó bastante salir, ya que el equipo se acostumbró al ordeno-y-mando y tuvimos que creernos que el decidir cómo hacer las cosas estaba realmente en nuestro poder.

Otro caso de delegación ineficaz fue en la pandemia, cuando muchos equipos no estaban preparados para auto-organizarse. Los equipos ágiles, por otro lado, estaban mejor preparados para este cambio, gracias a su costumbre de delegar el «cómo» a sus miembros y de hablar en términos de objetivos de una iteración.
La pandemia sacó de manera evidente a los/as micro-managers que llevamos dentro ante la incomodidad de no poder ver lo que estaba haciendo la gente del equipo.

La importancia de una estrategia de delegación basada en el contexto del equipo

A veces caemos en el tópico que «hay que delegar», ya nos hemos aprendido esa canción y lo hemos asumido como un mantra, pero…¿hacia dónde queremos dirigir esa delegación?
Para hacer estrategia de manera visual en el ámbito de la delegación, vienen muy bien las dos herramientas mencionadas antes (delegation poker y matriz de competenecias). Veamos a continuación el ejemplo de una de ellas.

¿Cómo medir el éxito de la delegación de la delegación eficaz?

Una forma visual de medir la delegación eficaz es usando herramientas como el delegation poker puede ser tomando una foto inicial del nivel de delegación (del 1 al 7) y comparando el avance en un período de tiempo. Otras formas incluyen hacer un seguimiento de la motivación del equipo o comparar las competencias del equipo antes y después del proceso de delegación.
Otra conversación que podéis tener en el equipo es identificar el nivel de delegación actual y acordar el nivel de delegación que queréis haber alcanzado en 6 meses. A partir de ahí, listar las iniciativas que harán falta para alcanzar ese grado de madurez como equipo.

Algunas reflexiones para ir cerrando.

Al final, no hay una única manera correcta de delegar. El estilo de delegación debe adaptarse a la madurez y las circunstancias del equipo. La delegación eficaz no solo beneficia al equipo, sino que también ayuda a que el líder crezca de manera sostenible.
Cada maestrillo tiene su librillo, pero mi forma de afrontar las labores del líder, incluyendo la delegación, es entendiéndolo como un servicio que haces a la gente de tu equipo.
Ojo, no caigamos en lo típico de querer consenso para todo, porque a veces hace insostenible que un equipo avance, Acostumbra poco a poco a tu gente a tomar sus decisiones y sobre todo a sentirse empoderados/as para cambiar las cosas.